Εάν η επιχείρηση σας φιλοξενεί δεκάδες, εκατοντάδες ή χιλιάδες εγγραφές σε φυσική μορφή, σίγουρα θα έχετε σκεφτεί την στρατηγική του ψηφιακού μετασχηματισμού και την μετατροπή των αρχείων σας αντί να διατηρήσετε μόνοι σας τα φυσικά αρχεία. Η ψηφιακή μετατροπή μικροφωτογραφιών, μικροφίλμ και εγγράφων από αναλογική σε ηλεκτρονική μορφή, είναι ένας τρόπος για να προστατεύσετε τα σημαντικά υλικά σας ενώ παράλληλα θα μπορείτε να βρείτε την πληροφορία που χρειάζεστε, όποτε την χρειάζεστε με ταχύτητα και ευκολία.
Ας ρίξουμε μια ματιά στα πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης και πώς μπορεί να ωφελήσει την επιχείρηση σας:
Εξοικονόμηση χρημάτων
Η διαχείριση φυσικών εγγράφων είναι δαπανηρή. Θα ξοδέψετε χρόνο και πόρους για την επαναλαμβανόμενη διαχείριση αρχείων σε σχέση με το εφάπαξ κόστος της ψηφιοποίησης, που θα μπορούσε να μειώσει τα γενικά έξοδα στο μέλλον. Σκεφτείτε:
Τον χρόνο που αφιερώνει ένας υπάλληλος για τον εντοπισμό εγγραφών, τη σάρωση, την ταξινόμηση και την εξαγωγή εικόνων ή κειμένου και την επιστροφή του εγγράφου στη σωστή του θέση.
Συγκρίνετε το με το πόσο κερδίζει ένας εργαζόμενος μέσα σε μια ώρα και θα καταλάβετε το πραγματικό κόστος της διατήρησης φυσικών αρχείων. Πολλοί οργανισμοί απασχολούν έναν υπάλληλο πλήρους απασχόλησης για τη διαχείριση των φυσικών τους αρχείων.
Πόσο αξίζει κάθε δίσκος.
Εάν ένα αρχείο χαθεί, καταστραφεί, καταστραφεί ή κλαπεί, τι οικονομικό αντίκτυπο έχει αυτό στον οργανισμό σας; Ίσως χρειαστεί να προσπαθήσετε να αντικαταστήσετε τον δίσκο ή να αφιερώσετε χρόνο για να τον βρείτε. Ακόμη χειρότερα, η εγγραφή του αρχείου μπορεί να είναι αναντικατάστατη, κάτι που θα μπορούσε να κοστίσει στον οργανισμό σας ακόμη περισσότερο.
Το κόστος της απώλειας ευαίσθητων και εμπιστευτικών πληροφοριών.
Ακόμα κι αν έχετε μόνο λίγα φυσικά έγγραφα με σημαντικές πληροφορίες, η απώλεια τους μπορεί να σας κοστίσει χιλιάδες δολάρια. Αξίζει το ρίσκο να τα διατηρήσετε μόνο σε φυσική μορφή;
Αποτελεσματική εργασία
Η ενασχόληση με φυσικά έγγραφα επιβραδύνει την ομάδα σας. Ο χρόνος που χρειάζεται για την επεξεργασία ενός αιτήματος εγγραφών για την αρχειοθέτηση ενδέχεται να είναι κατά μέσο όρο περίπου 30 λεπτά, καθώς ο υπάλληλος πρέπει να μετακινηθεί φυσικά από τον χώρο αποθήκευσης αρχείων στον σαρωτή, να παράσχει τα αρχεία σε έναν πελάτη και στη συνέχεια να επιστρέψει στον χώρο αποθήκευσης αρχείων.
Και αυτό μόνο αν είναι εύκολο να βρει τον δίσκο εξαρχής. Εάν έχει καταχωρηθεί λανθασμένα ή χαθεί, αυτόματα αυξάνεται ο χρόνος που απαιτείται για την αναζήτηση μιας εγγραφής.
Επιπλέον, το να κάνετε τα πάντα με το χέρι καθιστά τη διαδικασία επιρρεπή σε ανθρώπινο λάθος.
Εάν το μηχάνημά σας αποτύχει – έχετε εμπλοκή χαρτιού ή ο σαρωτής σας αποφασίσει ότι δεν ανταποκριθεί– έχετε κολλήσει και πρέπει να βρείτε έναν τρόπο προσαρμογής, προκαλώντας περισσότερη σπατάλη.
Επιλέγοντας ψηφιακές λύσεις για το αρχείο σας, μπορείτε να μειώσετε τη διαδικασία ανάκτησης αρχείων σε περίπου 5 λεπτά. Τα πάντα αποθηκεύονται σε ένα εύκολο στην εύρεση μέρος. Η πρόσβαση σε κάθε αρχείο είναι στιγμιαία με αποτέλεσμα να απελευθερώνετε το προσωπικό σας στο να κάνει πιο σημαντικά πράγματα από τη διαχείριση φυσικών αρχείων.
Αποφύγετε τον κίνδυνο φυσικών καταστροφών και κλοπής εγγράφων
Μια καταστροφή μπορεί να συμβεί ανά πάσα στιγμή. Οι πυρκαγιές, οι πλημμύρες, οι τυφώνες, οι ανεμοστρόβιλοι, οι σεισμοί, οι εκρήξεις σωλήνων ή η κλοπή θα μπορούσαν να προκαλέσουν τρομερή ζημιά στην επιχείρηση σας. Χωρίς αντίγραφο ασφαλείας των πιο σημαντικών εγγράφων σας, ο οργανισμός σας είναι ευάλωτος σε μόνιμη ζημιά και απώλεια αρχείων.
Το 2018, υπήρξαν οικονομικές απώλειες άνω των 91 δισεκατομμυρίων δολαρίων λόγω φυσικών καταστροφών, αναφέρουν τα Εθνικά Κέντρα Περιβαλλοντικής Πληροφόρησης. Προσθέστε σε αυτό την απειλή των διαρρηκτών ή της κλοπής που θα μπορούσε να χτυπήσει την επιχείρηση σας, ανεξάρτητα από το πόσα μέτρα ασφαλείας έχετε λάβει. Οι κίνδυνοι υλικών ζημιών ή κλοπής εγγράφων μπορεί να είναι εξαιρετικά δαπανηροί.
Ακόμη και μια μικρή αλλαγή θερμοκρασίας στην επιχείρηση σας μπορεί να καταστρέψει αρχεία με την πάροδο του χρόνου. Η σάρωση και η ψηφιοποίηση εγγράφων σημαίνει ότι ακόμα κι αν συμβεί κάτι με τα φυσικά σας αρχεία, θα έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, ώστε να επανεκκινήσετε αμέσως τις κανονικές επιχειρηματικές σας διαδικασίες.
Εκσυγχρονίστε τον οργανισμό σας
Η χρήση τεχνολογίας και διαδικασιών για τη μεταφορά των αρχείων σας στην ψηφιακή εποχή είναι ένα όφελος για τους υπαλλήλους αλλά και για τους πελάτες σας. Τα πλεονεκτήματα του εκσυγχρονισμού παλαιών συστημάτων, όπως η φυσική αποθήκευση αρχείων περιλαμβάνουν:
- Εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων
- Το προσωπικό σας γίνεται πιο παραγωγικό και βελτιώνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
- Μπορείτε να βελτιώσετε την ικανοποίηση των πελατών με ταχύτερη εξυπηρέτηση.
- Ο εκσυγχρονισμός των αρχείων σας με ψηφιοποίηση ενεργοποιεί τεχνολογικές δυνατότητες για την επιχείρηση σας.
- Η ενασχόληση με χαμένα ή λανθασμένα αρχεία είναι χρονοβόρα για τους υπαλλήλους και τους πελάτες. Τα ξεπερασμένα συστήματα μπορούν να μειώσουν την αποδοτικότητα της επιχείρησης σας.
Εξοικονόμηση χώρου
Ο φυσικός χώρος για την επιχείρησή σας αποτελεί πολύτιμο αγαθό. Όταν διατηρείτε φυσικά αρχεία, χρειάζεστε έναν σαρωτή και χώρο για σάρωση από τους υπαλλήλους σας.
Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι ο χώρος ελέγχεται από τη θερμοκρασία και ότι υπάρχουν μέτρα ασφαλείας. Αυτά τα κόστη θα μπορούσαν να αυξηθούν γρήγορα.
Η λανθασμένη χρήση του χώρου θα μπορούσε να οδηγήσει σε αποδιοργάνωση και επιβράδυνση των διαδικασιών ανάκτησης, η οποία στη συνέχεια επηρεάζει την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητά σας. Η ψηφιοποίηση του αναλογικού υλικού σας, σημαίνει ότι μπορείτε να μειώσετε το κόστος των χώρων γραφείου και να χρησιμοποιήσετε τον χώρο σας για εργασίες που δίνουν μεγαλύτερη αξία στην επιχείρηση σας.
XDIGINET
Ο φυσικός εξοπλισμός, όπως οι σαρωτές, θα μπορούσε να γίνει γρήγορα ξεπερασμένος. Θα αντιμετωπίσετε υψηλότερο κόστος για την αντικατάσταση του εξοπλισμού που χρησιμοποιείτε, σε αντίθεση με την ψηφιακή μετατροπή των αρχείων σας σε έναν πάροχο με επαγγελματικό εξοπλισμό και δοκιμασμένες διαδικασίες.
Στην XDIGINET αναλαμβάνουμε την ψηφιοποίηση του αρχείου της επιχείρησης σας και δημιουργούμε ψηφιακές υπηρεσίες, οι οποίες θα μεταμορφώσουν αποδοτικά τον τρόπο εργασίας σας και θα εκτοξεύσουν την παραγωγικότητα του προσωπικού σας. Είμαστε έτοιμοι να συνοδέψουμε την επιχείρηση σας, στο ταξίδι του ψηφιακού μετασχηματισμού.
